Whistleblower - Richtlinie für Ambu

– Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden

Ambu verpflichtet seine Mitarbeiter und Vertreter in jeder Hinsicht, bei der Ausübung ihrer Aufgaben und Verantwortlichkeiten einen hohen Standard an geschäftlicher und persönlicher Ethik einzuhalten. Als Mitarbeiter und Vertreter von Ambu müssen wir Ehrlichkeit und Integrität bei der Erfüllung unserer Aufgabenbereiche und der Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften praktizieren.

Diese Whistleblower-Richtlinie soll alle Kunden, Geschäftspartner und unsere eigenen Mitarbeiter ermutigen, ernsthafte Bedenken zu äußern, damit Ambu unangemessene Verhaltensweisen und Maßnahmen ansprechen und korrigieren kann. Wir bitten Sie daher um Ihre Unterstützung bei der Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten, indem Sie Bedenken über Verstöße gegen den Verhaltenskodex von Ambu, die Anti-Korruptionsrichtlinie oder vermutete Verstöße gegen Gesetze oder Vorschriften, die die Geschäftstätigkeit von Ambu regeln, melden.

Geltungsbereich

Diese Richtlinie ist global und gilt für die gesamte Ambu-Gruppe, definiert als Ambu A/S und verbundene Unternehmen, Tochtergesellschaften von Ambu A/S oder jede andere Einheit, die direkt oder indirekt von Ambu A/S kontrolliert wird, oder unter gemeinsamer Kontrolle oder Eigentum mit einer Partei steht, unabhängig vom geografischen Standort. Die Initiative wird von und im Namen von Ambu A/S als Datenverantwortlicher verwaltet.

Was zu melden ist

Es wird Ihnen dringend empfohlen, unverzüglich Maßnahmen zu ergreifen, wenn Sie mit der Nichteinhaltung von Richtlinien oder Verfahren von Ambu konfrontiert werden, wie beispielsweise dem Verhaltenskodex  oder der Anti-Korruptionsrichtlinie oder anderen anwendbaren Gesetzen oder Vorschriften. Beispiele können sein:

  • Finanzbetrug, Straftaten und andere Arten von unangemessenen Finanzpraktiken oder -Praktiken, die Fragen zu den Konten von Ambu, Finanzberichterstattung oder internen und externen Kontrollen aufwerfen.
  • Fehlverhalten und Geschäftspraktiken entgegen unserem Verhaltenskodex, die einen Interessenkonflikt darstellen könnte. Korruption, einschließlich der Zahlung von Bestechungs- oder Erleichterungszahlungen, unethischen Spenden, Geschenken oder Bewirtung von Geschäftspartnern durch Ambu-Mitarbeiter
  • Schwerwiegende unsachgemäße Führung, einschließlich schwerwiegender Verstöße gegen die Arbeitssicherheit, Bedenken hinsichtlich Umweltverschmutzung, z.B. Diskriminierung, Gewalt, sexuelle Übergriffe oder schwere Verstöße gegen die lokalen Richtlinien.

Es liegt im Interesse von Ambu, dass Verstöße gegen die Richtlinien und Regeln gemeldet werden. Aus diesem Grund wird Ambu keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen dulden, die Verstöße gegen die Richtlinien und Regeln melden, unabhängig davon, ob ihr Anspruch begründet werden kann.

Zusammenarbeit und Untersuchungen

Die Whistleblower-Hotline wird von einem externen Audit-Komitee geleitet, das aus drei Mitgliedern des Ambu-Verwaltungsrates besteht.

Wenn Sie über die Whistleblower-Hotline ein Anliegen vorbringen möchten, können Sie sich an den Prüfungsausschuss wenden, indem Sie eine E-Mail an folgende Adresse senden: w-hotline@ambu.com

Sie können in Ihrer Landessprache schreiben, wenn Sie sich beim Schreiben auf Englisch nicht wohl fühlen.

Damit der Prüfungsausschuss die Angelegenheit untersuchen kann, sollten Sie Ihr Anliegen ausführlich erläutern und beschreiben. Je mehr Informationen der Prüfungsausschuss erhält, desto einfacher wird es sein, eine Untersuchung der Angelegenheit einzuleiten.

Sie sollten nicht versuchen, eine individuelle Untersuchung durchzuführen, um festzustellen, ob ein Verstoß vorliegt, sondern vermutete Verstöße wie oben beschrieben dem Audit-Komitee melden.

Bitte beachten Sie, dass der Bericht Ihnen keine Anonymität garantiert. Wenn Sie sich jedoch dafür entscheiden, Ihren Namen oder Ihre Kontaktinformationen nicht in den Bericht aufzunehmen, sind die einzigen identifizierenden Informationen Ihre IP-Adresse und Ihr E-Mail-Konto. Ambu wird nicht versuchen, dies zu Identifizierungszwecken zu verwenden, indem sie sich zu diesem Zweck an externe Parteien wendet. Natürlich empfehlen wir Ihnen immer, sich durch die Angabe Ihres Namens und Ihrer Kontaktdaten zu identifizieren. Wir werden Ihre Meldung vertraulich behandeln und Ihre Identität intern schützen. Nur wenn eine polizeiliche Untersuchung oder andere externe Untersuchungen erforderlich sind, müssen wir möglicherweise Ihren Namen preisgeben, damit sie alle Informationen im konkreten Fall bewerten können.

Nach Erhalt Ihres Berichts wird das Audit-Komitee - wenn der Vorsitzende des Audit-Komitee der Ansicht ist, dass die gemeldete Praxis anstößig ist - die interne Whistleblower-Workgroup für jedes gemeldete Anliegen zuweisen, wenn es ohne Gefahr eines Interessenkonfliktes ist. Bei Bedarf kann auch ein unabhängiger externer Prüfer ein Problem untersuchen.

Die Dokumentation zu Ihrem Bericht wird vertraulich und sicher behandelt.

Wenn Sie Ihre Kontaktinformationen angegeben haben, erhalten Sie eine E-Mail vom Prüfungsausschuss, so dass Sie wissen, dass dieser Ihren Bericht erhalten hat.

Es ist wichtig zu vermeiden, dass unschuldige Personen wegen Unregelmäßigkeiten, die einen Gesetzesverstoß oder möglicherweise Fehlverhalten darstellen können, verdächtigt werden. Zu diesem Zweck sollten Sie sehr sorgfältig prüfen, ob die Praktiken, über die Sie berichten wollen, kritisierbar sind, bevor Sie sich an den Prüfungsausschuss wenden.

Gibt es länderbezogene Einschränkungen?

Das Recht einiger Länder sieht spezifische Einschränkungen für Berichte vor, z.B. was gemeldet werden darf oder ob ein Bericht anonym eingereicht werden kann. Diese Einschränkungen sind in unserer Whistleblower-Hotline enthalten:

In Spanien dürfen Bedenken nicht anonym gemeldet werden.
In Frankreich dürfen bestimmte Bedenken, z.B. Diskriminierung und Belästigung, nicht gemeldet werden.

Probleme mit personenbezogenen Daten und Informationen

Ambu A/S (HQ), Baltorpbakken 13, DK-2750 Ballerup, Dänemark, ist Datenverantwortlicher der Whistleblower Hotline. Ambu verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den dänischen Datenschutzbestimmungen und der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR).

Die verarbeiteten personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist.

Die Verarbeitung der oben genannten Straftaten ist notwendig, um ein berechtigtes Interesse zu verfolgen, das die Interessen der betroffenen Person gemäß dem dänischen Datenschutzgesetz und der GDPR eindeutig außer Kraft setzt.

Geht ein Antrag auf Zugang ein, wird die Person über i) die Art der zu verarbeitenden Daten, ii) die Zwecke der Verarbeitung, iii) die Kategorien der Empfänger der Daten und iv) alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten informiert, jedoch nicht über Informationen über Personen, die in gutem Glauben einen Bericht erstattet haben.

Darüber hinaus hat die Person das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen und eine Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Darüber hinaus hat die Person auch das Recht, von uns zu verlangen, dass wir ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls berichtigen oder löschen. Unter bestimmten Umständen können sie auch verlangen, dass wir ihnen einen Überblick über ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und uns auffordern, diese Daten an einen anderen Datenverantwortlichen zu übermitteln.

Das Zugangsrecht gilt jedoch nicht, wenn sich herausstellt, dass die Interessen der Person an der Erlangung dieser Informationen durch wesentliche Erwägungen für öffentliche oder private Interessen außer Kraft gesetzt werden. Die beschuldigte Person ist nur berechtigt, Informationen über sich selbst zu erhalten und nicht über andere Personen. Sie haben keinen Anspruch darauf, Informationen über sie zu erhalten, wer den Prozess eingeleitet hat.

Wenn Ihre oder die persönlichen Daten der beschuldigten Person an Datenverantwortliche oder Datenverarbeiter übermittelt werden, die sich in Ländern außerhalb der EU/EWR befinden, einschließlich der Unternehmen der Ambu-Gruppe, die kein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten, wird diese Übermittlung durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission geschützt.

Ergibt die Untersuchung, dass keine Beweise für Unregelmäßigkeiten gefunden wurden, werden die personenbezogenen Daten unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Untersuchung gelöscht.

Bei hinreichendem Nachweis von Unregelmäßigkeiten gelten unterschiedliche Fristen, je nachdem ob ein Gerichtsverfahren eingeleitet oder Disziplinarmaßnahmen gegen die Angeklagte oder gegen die anklagende Person bei böswilligen Anschuldigungen ergriffen werden. In der Praxis werden die Daten gelöscht, wenn die Notwendigkeit einer Dokumentation der Angelegenheit nicht mehr besteht. Die Daten können auch anonymisiert aufbewahrt werden.

Sie können uns auch in Bezug auf Fragen zu personenbezogenen Daten kontaktieren, indem Sie eine E-Mail an: dataprotection@ambu.com senden und Sie haben jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei der dänischen Datenschutzbehörde (auf Dänisch "Datatilsynet"), Borgergade 28, 5., 1300 Kopenhagen, dt@datatilsynet.dk. einzureichen.

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